Chiar daca acest lucru poate parea ciudat, face parte din domeniul profesional. Iata cum se scrie un email de afaceri unei persoane necunoscute:
Dati un subiect profesional si pertinent emailului. Acesta ar trebuie sa excluda cuvintele „Buna” sau „Multumesc”, deoarece acest tip de emailuri pot fi considerate spam. Subiectul trebuie sa fie clar si sa prezinte destinatarului scopul comunicarii, pentru ca acesta sa fie dispus sa deschida emailul si sa-l citeasca.
Aflati numele si prenumele destinatarului, de pe site-ul companiei sau sunati la firma si cereti aceste informatii. Un email care contine un nume va fi considerat mai serios decat unul care este adresat unui destinatar anomin.
Prezentati-va si spuneti ce companie reprezentati, la inceputul emailului, pentru ca destinatarul sa fie dispus sa citeasca continului acestuia.
Prezentati-va cererea, propunerea sau oferta intr-un mod profesionist si concis. Astfel va veti crea o imagine profesionista si veti fi luat in serios de catre destinatar. Includeti detalii, locatii, costuri si alte informatii pertinente. Evitati detaliile fara rost, deoarece daca destinatarul este o persoana ocupata, acesta nu va avea timp sa citeasca lucruri insignificante.
Oferiti informatii despre cum va poate raspunde destinatarul. Desi adresa de email apare in casuta expeditorului este indicat sa va scrieti adresa de email, numarul de telefon, adresa firmei sau alte date de contact in email. Dati-i destinatarului de inteles ca asteptati un raspuns intr-un anumit interval de timp.
Spuneti „ Multumesc” la sfarsitul emailul. Destinatarul va intelege, astfel, ca apreciati timpul acordat citirii intregului email.
